Affärssystem för bygghandel med bättre kontroll över lager och order
En bygghandel behöver hantera stora sortiment, kundunika priser, offerter, beställningar, lager och leveranser utan att information faller mellan olika system. När samma uppgifter måste registreras flera gånger ökar administrationen samtidigt som det blir svårare att snabbt ge kunden rätt besked. Ett affärssystem som är utvecklat för bygghandel kan i stället samla flödet från offert och order till inleverans, lager och ekonomi. Det skapar bättre förutsättningar för att hålla reda på varor, priser och kundbeställningar samtidigt som medarbetarna kan lägga mer tid på kunderna.
Ett sammanhängande flöde genom hela bygghandeln
Genesis IT har utvecklat iFenix specifikt för bland annat bygghandeln. Systemet är byggt för verksamheter där kedjeavtal, prislistor, sortimentsstyrning och omfattande order- och lagerflöden är en naturlig del av vardagen. Tanken är att verksamheten ska kunna arbeta i ett sammanhängande system i stället för att hantera offert, order, beställning och fakturering i flera separata lösningar.
Flödet kan börja redan när en offert skapas. iFenix hanterar kundunika avtal och sortiment så att rätt pris kan användas direkt. Det är särskilt relevant inom bygghandeln, där olika kunder kan ha olika prisavtal. Med avancerad prissättning kan rätt pris kopplas till rätt kund utan att medarbetaren behöver genomföra manuella prisjusteringar för varje affär. Systemet kan dessutom flagga avvikelser innan de riskerar att påverka marginalen.
När kunden accepterar erbjudandet fortsätter informationen vidare i orderflödet. Ordern kan läggas i butiken, av en säljare som befinner sig ute på fältet eller av kunden själv online. Det innebär att samma affärssystem kan användas oavsett hur beställningen kommer in. I stället för att informationen ska flyttas från ett system till ett annat fortsätter ordern genom samma flöde.
Nästa del är själva beställningen av varor. iFenix kan föreslå vad som behöver beställas, varefter användaren godkänner beställningen. När varorna sedan kommer in hanteras inleveransen i systemet. Kunden kan få leveransbesked automatiskt, vilket minskar behovet av manuell uppföljning.
Även ekonomin är kopplad till samma flöde. Fakturan skickas och bokförs, samtidigt som verksamheten kan följa marginaler och täckningsgrad i realtid. På så sätt binds flera av bygghandelns centrala arbetsmoment samman i samma lösning.
För verksamheter som tidigare arbetat med separata system kan detta minska behovet av dubbelregistrering. Uppgifter som redan finns i ordern behöver inte föras över manuellt till nästa steg. Målet är i stället att informationen ska följa affären från första kundkontakt till leverans och ekonomisk uppföljning.
Lagerkontroll i realtid ger snabbare besked
Lagret är en särskilt viktig del av bygghandelns vardag. Kunden som står vid disken vill ofta veta direkt om en viss produkt finns tillgänglig, och säljaren behöver kunna ge ett korrekt besked utan att ringa mellan olika lagerställen eller kontrollera information i flera system.
iFenix erbjuder lagerkontroll i realtid. Aktuella saldon finns tillgängliga i systemet och kan användas för att snabbt se vilka produkter som finns i lager. För bygghandeln innebär det att informationen om varorna är kopplad till samma system som order, beställningar och inleveranser.
När en försäljning genomförs eller nya varor levereras förändras lagersituationen. Ett system där informationen uppdateras genom hela flödet kan därför ge en tydligare bild av vad som faktiskt finns tillgängligt. Det minskar behovet av manuella kontroller och gör det enklare för personalen att svara på kundens frågor.
Systemet innehåller också automatiska påfyllningsförslag. När nya varor behöver beställas kan iFenix föreslå vad som ska köpas in, varefter användaren godkänner förslaget. Det kopplar samman lagerkontrollen med inköpsflödet och gör det möjligt att använda informationen om lagersaldot som grund för nästa beställning.
Inventering kan genomföras direkt i mobilen. Det innebär att medarbetaren kan arbeta ute i lagret i stället för att först skriva ned information och sedan föra in den i systemet. Mobiliteten återkommer även i andra delar av iFenix, bland annat genom den mobila kassan.
Med mPOS kan personalen ta betalt på olika platser i butiken utan att kunden måste gå till en separat kassa. När försäljningen genomförs uppdateras informationen direkt i systemet. Även här är poängen att olika arbetsmoment ska hänga samman och inte kräva separat hantering.
För en bygghandel med flera lagerställen blir kontrollen över varorna särskilt betydelsefull. iFenix är utvecklat för både enskilda butiker och kedjor med flera lagerställen. Systemet kan därför användas i verksamheter med olika organisatorisk storlek, samtidigt som lager- och orderhanteringen ligger i samma affärssystem.
Kundunika priser och order även på webben
Proffskunder har ofta andra behov än privatkunder. De kan ha egna prisavtal, återkommande beställningar och behov av att snabbt kontrollera tidigare köp. iFenix har därför en B2B-webb där proffskunder kan logga in och använda information som är kopplad till deras kundrelation.
Kunderna kan se sina kundunika priser, använda kalkylstöd för projekt och ta del av sin orderhistorik. Inloggningen kan ske med BankID. Kunden kan även lägga nya beställningar online utan att behöva kontakta butiken för varje order.
Lagersaldo och priser synkroniseras i realtid mellan e-handeln och affärssystemet. Det innebär att webbplatsen inte behöver fungera som ett fristående system med separat pris- och lagerinformation. iFenix har en integrerad e-handelslösning där informationen kan hämtas från samma system som används i den övriga verksamheten.
För bygghandeln kan detta minska mängden manuella förfrågningar. En proffskund som själv kan se orderhistorik, priser, status och lagersaldo behöver inte ringa butiken för att få samma information. Personalen kan samtidigt fortsätta arbeta med samma kund och samma order i affärssystemet.
Order kan alltså komma från flera håll men ändå hamna i ett gemensamt flöde. En kund kan lägga sin beställning online, en säljare kan registrera order ute på fältet och butikspersonalen kan skapa en order direkt vid kundmötet. Informationen fortsätter sedan till beställning, lager, leverans och ekonomi.
För kedjeanslutna bygghandlare finns dessutom stöd för centrala prislistor, kedjeavtal och sortimentsstyrning. Funktionerna är inbyggda i systemet och är framtagna för de branschflöden som förekommer inom bygg-, järn- och färghandel.
Från order till transport och ekonomisk uppföljning
Arbetet slutar inte när varan lämnar lagret. För bygghandeln behöver även utkörningar och leveranser kunna planeras. iFenix innehåller funktioner för transport och leverans där dagens utkörningar kan planeras och rutten visas på en karta. Chaufförerna kan se den information de behöver i appen.
Leveransbesked kan skickas automatiskt till kunden. Därmed behöver personalen inte manuellt följa upp varje leverans för att meddela när varorna är på väg eller har kommit vidare i processen. Transportflödet kopplas i stället samman med informationen som redan finns kring ordern.
När affären går vidare till fakturering finns ekonomin i samma system. Fakturan kan skickas och bokföras direkt, samtidigt som verksamheten kan se marginaler och täckningsgrad i realtid. Det skapar möjlighet att följa inte bara vilka varor som har sålts utan också ekonomin bakom affärerna.
iFenix har även färdiga integrationer mot ett antal externa tjänster och system. På Genesis IT sida nämns bland annat Swish, BankID, Klarna, Kivra, Creditsafe, Svea Inkasso, Finfo, Vilma och nShift. Även lösningar kopplade till bland annat elektroniska hyllkantsetiketter, analys och digital handel finns representerade bland integrationerna.
Affärssystemet är samtidigt byggt för den branschspecifika komplexitet som finns i en bygghandel. Det handlar exempelvis om prisavtal, Vilma-standarden, kedjeanslutningar och omfattande lager- och orderhantering. Dessa delar finns inbyggda från start i stället för att verksamheten först ska utgå från ett generellt affärssystem och därefter bygga separata lösningar runt det.
När ett nytt affärssystem ska införas finns en onboardingprocess med migrering, utbildning och stöd. Hur lång tid införandet tar beror på verksamhetens storlek och komplexitet. Genesis IT anger att en butik i teorin kan komma igång på två veckor men rekommenderar minst tre månaders framförhållning för att verksamheten ska hinna lära känna systemet innan det används fullt ut.
För bygghandeln är den centrala frågan i slutänden hur enkelt det är att hålla ihop alla delar av affären. Lagerstatus behöver vara tillgänglig när kunden frågar, kundunika priser måste bli rätt redan i offerten och ordern ska kunna fortsätta vidare till inköp, inleverans, transport och fakturering utan onödiga manuella steg. När dessa moment hanteras i samma affärssystem blir det lättare att få kontroll över både lager och order och samtidigt skapa ett mer sammanhängande arbetsflöde genom verksamheten.